Pengenalan

Unit Perhubungan Awam merupakan unit yang menyediakan skop perkhidmatan utama iaitu

• Menerima, merekod dan menguruskan aduan-aduan awam,
• Membuat dan menganalisis data kajian kepuasan pelanggan Hospital,
• Membuat dan menerima panggilan telefon serta memantau pengurusan dan penggunaan telefon Hospital yang diuruskan oleh Pegawai KhidmatPelanggan (PKP). Menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan dengan pihak media (sekiranya diperlukan).

Objektif

• Mempertingkatkan dan memelihara imej Hospital Beaufort melalui peningkatan kefahaman orang ramai terhadap dasar-dasar dan prosedur kerja di hospital.
• Unit Perhubungan Awam juga bertindak sebagai jurucakap bagi Hospital Beaufort dalam menyampaikan maklumat berhubung dengan fakta dan situasi atas arahan Pengarah Hospital.
• Unit ini juga bertanggungjawab dalam menguruskan perhubungan awam dengan media dan merancang strategi media dalam penyebaran maklumat.
• Berperanan sebagai penasihat dan bertindak sebagai penyelaras aduan awam / pelanggan.

Fungsi

1. PENGURUSAN PELANGGAN

• Urusetia Aduan pelanggan Hospital Beaufort.
• Perkhidmatan kaunter.
• Khidmat pelanggan (telefon).
• Hari bertemu pelanggan.
• Pameran.

2. KHIDMAT NASIHAT HAL EHWAL PERHUBUNGAN AWAM

• Melaksanakan aktiviti Perhubungan Awam Hospital.
• Menjalin hubungan media (Pengurusan Media).
• Publisiti bagi aktiviti rasmi hospital (Pengurusan Acara).
• Menyedia ucapan majlis-majlis anjuran Hospital Beaufort.
• Menyelaras permohonan media.
• Menyelaras permohonan maklumat dari organisasi luar.

3. PENGURUSAN PELBAGAI

• Memantau isu-isu mengenai hospital melalui akhbar tempatan.
• Menyedia keratan akhbar yang berkaitan.
• Mengatur sidang media / akhbar.
• Hubungan dengan media.
• Pastikan kehadiran media.

Piagam Pelanggan

Memberikan Perkhidmatan yang terbaik dengan :

1. Aduan Awam (Surat, Email, Bersemuka, Telefon Dll).

• Pelanggan Dalaman
• Pelanggan Luaran

2. Penghargaan

Menerima dan mempamer penghargaan daripada pelanggan, kerajaan dan badan berkanun.

3. Panggilan Telefon Hospital

3.1 Menjawab dan melayan panggilan telefon masuk dan keluar Hospital Beaufort dengan ramah, mesra dan berhemah.

3.2 Mengangkat dan melayan panggilan telefon masuk dan keluar Hospital Beaufort dengan 3 kali deringan.

4. Perkhidmatan Kaunter

Melayan setiap pertanyaan pelanggan yang berurusan di Hospital Beaufort dengan ramah, mesra dan berhemah.

5. Hubungan Media

5.1 Nota Kepada Penyunting (jika perlu).

Dikeluarkan kepada media selewat-lewatnya tiga (3) hari sebelum tarikh majlis berlangsung.

5.2 Kenyataan Akhbar (jika perlu).

Dikeluarkan kepada media mengikut masa yang diputuskan oleh Pengarah Hospital.

5.3 Sidang Media (jika perlu).

Akan diatur / urus tiga (3) sehari sebelum majlis berlangsung.

6. Laporan Bulanan Aduan dan Laporan Analisa Aduan.

Menyediakan dan menghantar Laporan Bulanan Aduan setiap 5hb setiap bulan dan Laporan Analisa Aduan setiap suku tahun semasa.

Piagam Pelanggan

• Setiap aduan pelanggan yang diterima diberi maklumbalas awal dari tarikh aduan diterima dalam masa sehari
• Menyelesaikan aduan pelanggan yang mudah dalam masa 5 hari
• Menyelesaikan aduan pelanggan yang sederhana dalam masa 15 hari
• Menyelesaikan aduan pelanggan yang kompleks dalam tempoh masa 16 - 365 hari