UNIT PENTADBIRAN

OBJEKTIF

Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat

PENGENALAN

Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat (ICT) merupakan seksyen di bawah Bahagian Pengurusan, Hospital Queen Elizabeth (HQE). Seksyen ini bertanggungjawab untuk merancang, mengurus, menyelia dan melaksana aktiviti berkaitan ICT di HQE. Pengkhususan program yang dijalankan melibatkan tadbir urus ICT, pelaksanaan program pendigitalan ICT, perkembangan perluasan sistem dan aplikasi, peningkatan dan pemantauan keselamatan ICT, pembudayaan kerja melalui ICT, penyediaan infrastruktur rangkaian ICT, pembangunan dan pelaksanaan aplikasi, sokongan teknikal, serta penyelenggaraan peralatan, perisian dan perkakasan ICT.

UNIT TATATERTIB

VISI

HQE mempunyai warga kerja yang cemerlang dan profesional berteraskan etika dan nilai-nilai murni.

MISI

Memperkukuhkan integriti warga HQE melalui pematuhan peraturan tatakelakuan dan prosedur kerja.

OBJEKTIF

• Meningkatkan kecemerlangan dan profesionalisme warga HQE melalui penguatkuasaan undang-undang dan peraturan.

PIAGAM PELANGGAN

1. Memastikan tempoh penyiapan setiap kertas bagi kes-kes tatatertib biasa tidak melebihi empat (4) bulan setelah menerima laporan lengkap.
2. Memulakan tindakan tatatertib dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh penerimaan laporan lengkap yang telah diminitkan (diarahkan).

SKOP PERKHIDMATAN

1. Memproses tindakan tatatertib mengikut Peraturan-Peraturan Pegawai (Kelakuan dan Tatatertib) 1993;
2. Memantau dan menyediakan laporan Keterhutangan Kewangan Yang Serius;
3. Membantu pegawai lantikan baru mengisytiharkan harta serta memproses dan

memastikan setiap kakitangan hospital mengisytiharkan harta setiap lima (5) tahun sekali tertakluk kepada keadaan semasa dan setiap kali terima harta tambahan / mansuh;

1. Mengeluarkan surat arahan berhubung pemberhentian gaji dan kutipan balik emolumen terlebih dibayar kepada Unit Akaun;
2. Mengeluarkan surat teguran pentadbiran mengikut arahan Pengarah dari semasa ke semasa;
3. Mengurus kes gangguan seksual di bawah Peraturan 4(A);
4. Mengurus kes penyalahgunaan dadah di bawah Peraturan 7;
5. Mengurus permohonan pekerjaan luar di bawah Peraturan 5;
6. Memproses penubuhan lembaga perubatan kakitangan HQE;
7. Mengurus dan memantau pegawai yang berprestasi rendah dan bermasalah;
8. Urusetia Jawatankuasa Keutuhan Pemantapan Governans Integriti Anti Rasuah (JKPGiar), Perisytiharan harta dan Mesyuarat Lembaga Tatatertib dan Mesyuarat Pegawai-Pegawai Bermasalah; dan
9. Urusetia Jawatankuasa Siasatan Dalaman Hospital.

UNIT HASIL DAN AUDIT DALAM

Fungsi: Memungut kutipan hasil kerajaan melalui caj-caj rawatan perubatan.

Aktiviti:

UNIT LATIHAN

VISI

HQE mempunyai warga kerja yang terlatih dan kompeten bagi menyokong sistem penyampaian kesihatan

MISI

Membangunkan modal insan yang cemerlang dan kompeten selaras dengan penyediaan pelan latihan

OBJEKTIF

• Menyediakan modal insan yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi dalam menjalankan tugas.
• Melengkapkan modal insan dengan keupayaan dan kebolehan agar penyampaian perkhidmatan kesihatan yang diberikan adalah efisien dan menepati standard yang ditetapkan

PIAGAM PELANGGAN

1. Memastikan permohonan latihan sangkutan lengkap diproses dalam masa 14 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima
2. Memastikan pegawai lantikan baharu/bertukar masuk menghadiri orientasi dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh lapor diri

SKOP PERKHIDMATAN

1. Mengurus dan menyelaras kakitangan Hospital Queen Elizabeth untuk mengikuti latihan/kursus jangka panjang/jangka pendek/seminar/bengkel/persidangan;
2. Menyelaras permohonan latihamal/latihan sangkutan/latihan industri/latihan klinikal/latihan elektif/program transformasi minda/kursus lanjutan;
3. Menyelaras permohonan cuti kursus sambilan/kursus dalam perkhidmatan/hadiah latihan persekutuan;
4. Membantu dalam aspek penyelarasan bagi jabatan/unit yang ingin menganjurkan kursus/seminar di peringkat hospital, negeri atau kebangsaan; dan
5. Menyediakan data-data semua jenis latihan yang dihadiri oleh semua anggota hospital di dalam dan luar meliputi program CPD/myCPD online dan sebagainya.

UNIT KESELAMATAN

PENGENALAN

Unit Keselamatan, Hospital Queen Elizabeth (HQE) bertanggungjawab untuk memberikan khidmat nasihat keselamatan perlindungan meliputi perkara-perkara keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi. Bagi mencapai matlamat tersebut serta dalam membantu pihak hospital melaksanakan pemeriksaan keselamatan khususnya terhadap pengukuhan keselamatan fizikal, pemantauan perkhidmatan syarikat kawalan keselamatan serta bekerjasama dengan Ibu Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (KPKK) bagi melaksanakan kursus kesedaran keselamatan perlindungan.

Unit Keselamatan ini dianggotai oleh :

• satu (1) Pegawai Keselamatan KP41
• satu (1) Penolong Pegawai Keselamatan Kanan KP32
• satu (1) Pembantu Keselamatan KP26
• satu (1) pembantu Keselamatan KP22; dan
• satu (1) pembantu Keselamatan KP22; dan
• lima (5) Pembantu Keselamatan Kanan KP19/22

R: RAJIN, RESPONSIF DAN BERTANGGUNGJAWAB

A: AMANAH, JUJUR DAN BERINTEGRITI

H: HORMAT, BERHEMAH DAN HARMONI

S: SABAR, SETIA, SEPAKAT DAN BERSEMANGAT WAJA

I: ILMU, INOVATIF DAN PROFESIONAL

A: AKAUNTABILITI, REALISTIK, BERWASPADA DAN SELAMAT

OBJEKTIF

• Memberikan perkhidmatan keselamatan kepada semua kakitangan, pesakit dan pelawat yang berurusan setiap masa;

• Memberi jawapan ke atas aduan yang dilaporkan dalam tempoh 5 hari bekerja; dan

• Memantapkan sistem keselamatan yang berkualiti, cekap dan berkesan, telus dan mesra pelanggan berdasarkan nilai-nilai murni.

• Mencapai Standard Keselamatan Perlindungan Berkualiti di Hospital Queen Elizabeth sebagai Hospital Negeri Sabah
• Menjadi pusat rujukan kepada semua hospital-hospital dan klinik-klinik kesihatan seluruh Negeri Sabah.

• Meningkatkan kepakaran keselamatan perlindungan
• Memberi khidmat nasihat keselamatan perlindungan yang berkesan
• Memastikan pematuhan kepada Akta dan Peraturan berkaitan termasuk perkara-perkara dalam Buku ARAHAN KESELAMATAN
• Membudayakan keselamatan perlindungan kepada semua pelangggan
• Meminimakan pelanggaran keselamatan

• Pengurusan Kunci & Kad Akses

• Pengurusan Parkir & Lalulintas dan Trafik

• Pengurusan Pengawal Keselamatan Swasta

• Pengurusan Kawalan CCTV

• Pengurusan Aduan, Insiden dan Jenayah
  
  

• Memberi nasihat mengenai sistem keselamatan perlindungan kepada semua Unit/Bahagian/Jabatan

• Menyediakan kawalan keselamatan dan memantau sistem keselamatan perlindungan fizikal

• Membuat naziran dan mengemukakan syor bagi mengatasi kelemahan-kelemahan keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi.

• Membuat pemeriksaan mengejut untuk memastikan peraturan-peraturan, langkah-langkah dan kawalan keselamatan dilaksanakan.

• Mengurus dan memproses permohonan dan pengeluaran ‘pas’ keselamatan (Tetap, Sementara, Pelawat dan VVIP).

• Mengawal dan mengawasi pergerakan akses

• Menguatkuasakan peraturan dan langkah-langkah keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi.

SOALAN LAZIM

1. Apa itu Keselamatan Perlindungan?

Keselamatan Perlindungan bermaksud memberikan perlindungan ke atas aset yang meliputi perkara maklumat rasmi, dokumen rasmi dan rahsia rasmi, bangunan, pepasangan, peralatan, kelengkapan dan personel.

2. Siapakah bertanggungjawab ke atas Keselamatan Perlindungan di Jabatan/Pejabat?

Ketua jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keselamatan perlindungan di Jabatan/pejabat masing-masing.

3. Apakah arahan yang perlu dipatuhi ?

Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Jemaah Menteri. Di dalam Arahan tersebut telah ditetapkan darjah-darjah keselamatan yang sama mengikut prinsip-prinsip tertentu untuk dilaksanakan oleh semua Jabatan Kerajaan bertujuan bagi mengawal rahsia-rahsia rasmi negara dengan berkesan.

4. Siapakah pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan Arahan Keselamatan ?

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya. Walau pun begitu beliau perlu melantik Pegawai Keselamatan Jabatan yang terdiri daripada Timbalan Ketua Jabatan yang bertanggungjawab mengenai pentadbiran jabatan bagi membantu beliau melaksanakan arahan-arahan keselamatan dengan mendapat nasihat Pegawai Keselamatan Kerajaan.

5. Siapakah yang perlu mengetahui dan mematuhi kandungan Arahan Keselamatan ?

Setiap penjawat awam yang diamanahkan dengan perkara-perkara rahsia rasmi perlu mengetahui sepenuhnya peraturan-peraturan yang terkandung di dalam Arahan tersebut.

6. Dari pihak manakah Arahan Keselamatan boleh diperoleh ?

Buku Arahan Keselamatan boleh diperoleh daripada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia dan Pejabat cawangan negeri di seluruh negara. Permohonan boleh dibuat dengan menulis surat secara rasmi terus kepada pihak Ibu Pejabat atau pejabat cawangannya.

7. Apakah kaitan Akta Rahsia Rasmi 1972 dengan Arahan Keselamatan?

Akta Rahsia Rasmi 1972 adalah satu undang-undang berhubungan dengan perlindungan rahsia rasmi, terutama sekali dimaksudkan untuk memelihara perkara-perkara rasmi yang perlu diberikan perlindungan keselamatan mengikut peraturan-peraturan dalam Arahan Keselamatan daripada jatuh ke tangan orang-orang yang tidak dibenarkan.

8. Kenapakah penjawat awam dikenakan tapisan keselamatan?

Tapisan keselamatan dikenakan ke atas penjawat awam bertujuan untuk memeriksa latar belakang penjawat awam bagi memastikan mereka bersih dari sebarang anasir subversif dan kesetiaannya kepada negara atau kejujurannya menimbulkan keraguan, tidak mendapat sebarang pekerjaan atau terus berada dalam pekerjaan yang melibatkannya dengan perkara-perkara rahsia rasmi.

9. Siapakah yang boleh mengikuti kursus keselamatan perlindungan?

Penjawat-penjawat awam di peringkat persekutuan atau negeri dan pegawai atau kakitangan yang bertugas tetap di pepasangan sasaran penting sektor awam dan swasta. Semua kursus diberikan secara percuma.

10. Apakah tindakan yang boleh dikenakan sekiranya Arahan Keselamatan tidak dipatuhi?

Sekiranya penjawat awam tidak mematuhi arahan keselamatan , pihak jabatan boleh mengenakan tindakan secara pentadbiran termasuk mengenakan tindakan tatatertib mengikut kesalahan yang telah dilakukan, Pendakwaan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 boleh juga dikenakan mengikut keseriusan pelanggaran keselamatan akibat daripada tindakan tidak mematuhi arahan keselamatan yang ditetapkan.

UNIT AKAUN DAN PEROLEHAN

UNIT KOMUNIKASI KORPORAT

PENGENALAN

Unit Komunikasi Korporat (UKK) merupakan unit yang yang mengurus aduan awam serta maklumbalas pelanggan dalaman dan luaran Hospital Queen Elizabeth (HQE) dan perkhidmatan pelanggan. Unit ini juga menguruskan hal-hal yang berkenaan dengan lawatan majlis-majlis di HQE. Selain daripda itu, antara  tugas-tugas lain di UKK ialah pemantauan isu-isu media cetak dan elektronik  dan menyelaras sidang media. 

LOKASI

Unit Komunikasi Korporat terletak di Aras 4, Bangunan  Klinik Pakar, Hospital Queen   Elizabeth. 

OBJEKTIF

• Mempertingkatkan dan memelihara imej Hospital Queen Elizabeth melalui peningkatan kefahaman orang ramai terhadap dasar-dasar dan program hospital.
• Memastikan setiap aduan yang diterima diselesaikan dalam masa lima belas (15) hari bekerja termasuk satu (1) hari untuk Surat Akuan Terima (SAT).
• Memastikan maklumbalas pelanggan yang diterima mempunyai tindakan susulan / tindakan penambahbaikan.
• Memastikan layanan terhadap pelanggan sentiasa mesra.

• Memastikan setiap aduan awam diselesaikan dalam masa 15 hari bekerja
• Memastikan setiap maklumbalas pelanggan diambil tindakan
• Memastikan setiap informasi yang disampaikan adalah tepat dan cepat
• Memastikan setiap layanan terhadap pelanggan adalah mesra

• Melaksanakan aktiviti Perhubungan Awam Hospital
• Menjalinkan hubungan mesra dengan media
• Publisiti bagi aktiviti rasmi hospital
• Menyelaraskan permohonan lawatan dan kunjungan agensi luar

Memantau media cetak dan elektronik

• Memantau isu-isu mengenai hospital melalui akhbar tempatan
• Menyediakan keratan akhbar setiap hari

• Menguruskan sidang media di hospital
• Menguruskan media semasa lawatan rasmi Pembesar Negeri atau Negara ke hospital

Khidmat Pelanggan

• Memberikan perkhidmatan kaunter yang mesra serta mengamalkan nilai-nilai murni dan budaya korporat
• Memberikan penerangan yang jelas dan tepat kepada pelanggan yang memerlukan maklumat berdasarkan perubahan dan info-info terkini dan mudah difahami
• Memastikan penerimaan panggilan telefon diberi layanan yang baik dan mesra pelanggan
• Menjawab panggilan sekurang-kurangnya tidak melebihi 5 deringan
• Memastikan panggilan telefon yang diterima disambungkan dengan cepat dan tepat

*Perkhidmatan operator telefon khidmat pelanggan adalah beroperasi selama 24 jam sehari.

UNIT PERPUSTAKAAN

OBJEKTIF

1. Menjadikan perpustakaan sebagai pusat sumber ilmu dan maklumat yang cemerlang kepada pengguna pelbagai kategori bagi tujuan perancangan kesihatan, perawatan, perubatan, dan penyelidikan.

2. Menjadikan perpustakaan sebagai tempat bacaan, rujukan, dan penyelidikan di dalam menggalakkan warga organisasi membaca bagi mewujudkan masyarakat yang berilmu dan berbudaya membaca.

3. Membina koleksi bahan bacaan dan maklumat yang berkualiti, lengkap, sistematik, dan terkini.

SKOP PERKHIDMATAN

1. Memberikan perkhidmatan pinjaman dan rujukan, sumber pencarian maklumat dan penyelidikan, perkhidmatan OPAC melalui Sistem S-LIB, perkhidmatan komputer dan Internet, perkhidmatan pengimbas, perkhidmatan fotokopi, perkhidmatan bilik mesyuarat dan rujukan jurnal perubatan.

2. Membantu dari segi penyediaan bahan dan maklumat berdasarkan sumber bahan bercetak mahupun bukan bercetak (Online) melalui Pangkalan data dilanggan oleh KKM dan pihak hospital (sekiranya ada).

VISI

Menjadikan Perpustakaan sebuah pusat rujukan maklumat dalam bidang kesihatan dan perubatan klinikal yang cemerlang, terkini dan unggul bagi mewujudkan masyarakat Hospital Queen Elizabeth yang berbudaya ilmu dan kaya maklumat serta gemar membaca.

MISI

• Membantu organisasi dalam membina warga hospital yang kaya dengan maklumat dan seterusnya kaya dengan ilmu pengetahuan melalui pembacaan, pendedahan kemahiran kepada penggunaan bahan dan pencarian maklumat

• Mempastikan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti, dinamik dan sistematik dalam mempertingkatkan prestasi institusi dengan mengadakan persekitaran yang selesa dan mesra sesuai dengan suasana pembelajaran dan penyelidikan.

UNIT PENGURUSAN ASET & STOR (UPAS)

LATAR BELAKANG

Pejabat Unit Pengurusan Aset & Stor (UPAS) terletak di Hillside, Hospital Queen Elizabeth, Kota Kinabalu. Diketuai oleh Penolong Pegawai Tadbir (Stor) Gred N36 merangkap Pegawai Aset Hospital dan dibantu oleh lima (5) orang Pembantu Tadbir serta seorang Pembantu Awam.

MISI

Menjadi Pusat Tanggungjawab (PTJ) Rujukan Bagi Pengurusan Aset Alih dan Stor Kerajaan di Jabatan Kesihatan Negeri Sabah.

VISI

Memperkasakan Aktiviti Pengurusan Aset Alih yang sistematik, berkualiti, cekap dan penuh integrity selaras dengan 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) – Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.

OBJEKTIF

• Menyediakan perkhidmatan sokongan yang efektif dan efisen sebagai sokongan kepada program penjagaan pesakit yang dijalankan oleh hospital.

• Memastikan Pengurusan Aset Alih dan Pengurusan Stor di hospital ini mengikut garis panduan dan tatacara yang sedang berkuatkuasa.

• Urusan pengujian dan pentauliahan (T & C).
• Urusan pendaftaran Aset Alih ke dalam Sistem Pengurusan Aset Alih (SPA).
• Menyelaras Pemeriksaan Aset Alih, Pemeriksaan Stok dan Verifikasi stor.
• Urusan Pelupusan Aset Alih dan barang-barang stor.
• Urusan Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih dan barang-barang stor
• Memproses kelulusan penerimaan hadiah/ sumbangan dalam bentuk peralatan/ aset alih.
• Menyediakan Laporan Suku Tahun bagi Pengurusan Aset Alih dan Stor
• Pengeluaran Stop/ Start Notification Facility (SNF) kepada syarikat konsesi Sedafiat Sdn. Bhd
• Memproses kelulusan pindahan aset alih ke Pusat Tanggung Jawab (PTJ) yang lain.
• Menjadi urusetia bagi Mesyuarat Jawatan Kuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) peringkat hospital.
• Menjadi Urusetia bagi Jawatan Kuasa Pelupusan Aset Alih Kerajaan.
• Menjadi rujukan berkaitan pengurusan aset alih kerajaan dan stor kerjaan kepada semua Jabatan/ Unit/ Wad/ Klinik di hospital ini.
  

• Mewujudkan Jawatankuasa Hospital Mesra Ibadah (JKHMI)
• Bertanggungajwab terhadap semua program dan aktiviti berkaitan Hal Ehwal Islam peringkat hospital.

• Menyelaras dan melaksanakan program serta latihan penerapan nilai-nilai Islam secara terancang dan berterusan.
• Rujukan dan khidmat nasihat keagamaan kepada kakitangan (jika diperlukan).

• Perkhidmatan berkaitan Hal Ehwal Islam kepada pesakit dan ahli keluarga.
• Khidmat nasihat dan bimbingan kerohanian kepada pesakit, ahli keluarga dan waris. 
• Ziarah dan bimbingan pengurusan ibadah pesakit. 
• Pengurusan jenazah Islam (mandi dan solat)
• Menyediakan bahan-bahan penerbitan berunsurkan nilai-nilai Islam dan bersesuaian.