• Memastikan pengurusan surat menyurat dikendalikan dengan licin dan teratur.

• Memastikan sistem fail teratur dan sistematik.

• Memastikan perolehan penyimpanan dan sistem rekod teratur, mematuhi peraturan dan kemaskini.

• Kawalan dokumen.

• Memastikan layanan terhadap pelanggan sentiasa mesra.

SKOP PERKHIDMATAN

Menggendalikan semua urusan pentadbiran jabatan merangkumi perancangan organisasi, urusan penyewaan ruang, pengurusan parkir kakitangan, kelengkapan pejabat, pengurusan kemasukan rumah kerajaan ( kuarters ), pengurusan sistem kehadiran kakitangan melalui perakam waktu / pengimbas jari ( Fingertech ), urusan pengendalian penilaian Laporan Nilaian Prestasi Tahunan, urusan pengendalian majlis / program Bahagian Pengurusan / Hospital, urusan pembekalan alat tulis, sistem fail, surat menyurat, papan notis, aset dan inventori bahagian pengurusan.

TUGAS-TUGAS

a) Semua urusan rasmi surat-menyurat keluar dan masuk akan disalurkan melalui Unit Pentadbiran menurut Arahan Perkhidmatan Bab 3 carta aliran kerja urusan ini termasuk membuka mel, mengasingkan surat-surat yang diterima keluar masuk hendaklah diagihkan mengikut penerimanya. Unit Pentadbiran juga adalah menjadi tulang belakang utama kepada semua unit yang terdapat di Hospital Queen Elizabeth yang meliputi kawasan Pentadbiran, Perkhidmatan, Tatatertib, Kewangan, Pembangunan, Hasil, Perolehan, Perpustakaan dan juga Klinikal.

b) Unit Pentadbiran juga adalah berfungsi bagi memastikan mesin perakam waktu / pengimbas jari ( Fingertech ) dikendalikan dengan baik dan sempurna di mana semua anggota dikehendaki mengetik / mengimbas jari bagi tujuan merakam waktu masuk dan keluar pada setiap hari waktu bertugas dan akan diselia oleh seorang pegawai yang bertugas.

c) Pengurusan inventori akan dikendalikan oleh seorang kakitangan yang kanan supaya urusan mengemaskinikan peralatan inventori, aset dan alat tulis dilakukan dengan sempurna serta dalam keadaan baik dan teratur.

d) Sistem Fail Semua surat menyurat dan pusat kawalan dan pendaftaran fail akan dilakukan berdasarkan Arahan Perkhidmatan dan Arahan Keselamatan. Fail-fail yang diambil mestilah direkodkan melalui pembantu tadbir fail agar hala tuju fail-fail yang telah diambil tindakan dapat dikesan dengan segera.

e) Mesin Fotokopi Mesin fotokopi, komputer, dan penggunaan alat ini mestilah dipusatkan dibahagian pentadbiran berdasarkan Arahan Perkhidmatan Bab 7 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 tahun 1993.

f) Mesin Perakam Waktu / Pengimbas Jari ( Fingertech ) Adalah menjadi tanggungjawab Unit Pentadbiran memastikan bahawa tiada pelanggaran Peraturan-peraturan pegawai awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993 oleh anggota. Penggunaan mesin perakam waktu sentiasa diamalkan oleh semua anggota berdasarkan surat pekeliling Bil. 11 tahun 1981.

g) Inventori / Alat Tulis Unit Pentadbiran adalah bertanggungjawab sebagai pusat penyelenggaraan dan pendaftaran inventori dan aset ini berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil2/92 dan Arahan Perkhidmatan Bab 7 dan lain-lain pekeliling yang berkaitan.

h) Menyelenggara Peralatan Pejabat Alat-alat perlu diselenggara selalu agar berada dalam keadaan baik berdasarkan Arahan Perbendaharaan (289 & 290) serta Arahan Perkhidmatan Bab.7.

i) Menyelenggara Surat-surat Pekeliling, Peraturan, Arahan Dan Akta Semua Surat-surat Pekeliling dan Akta hendaklah difailkan dengan kemas agar mudah dirujuk apabila diperlukan. Pekeliling-pekeliling tersebut adalah seperti berikut: Akta Pencen 1980,Peraturan-peraturan Pencen 2003,Akta KWSP 1991,Perintah-perintah Am,Arahan Perkhidmatan,Arahan Perbendaharaan,Akta Acara Kewangan,Tatacara pengurusan Stor,Akta Fee,Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan,Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Am,Surat-surat pekeliling dari Kementerian Perbendaharaan dan Ibu Pejabat Kesihatan Negeri