Bahagian Pengurusan

Pengenalan

Unit Pengurusan mempunyai 25 kakitangan yang terdiri daripada:-

• Pengarah Hospital UD52

• 2 Jawatan Penolong Pegawai Tadbir N29

• 1 Jawatan Penolong Akauntan W29 (KUP)

• 1 Jawatan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat N29 (KUP)

• 1 Jawatan Pembantu Tadbir W26 (TBK)

• 3 Jawatan Pembantu Tadbir (Kew) W22 (KUP) (TBK)

• 1 Jawatan Pembantu Tadbir (Kew) W19

• 4 Jawatan Pembantu Tadbir (P/O) N22 (KUP) (TBK)

• 2 Jawatan Pembantu Tadbir (P/O) N19

• 1 Jawatan Penyelia Asrama N22 (TBK)

• 3 Jawatan Pegawai Khidmat Pelanggan N22 (KUP) (1 N19)

• 2 Jawatan Pembantu Operasi N11

Unit Pengurusan terbahagi kepada 4 bahagian iaitu:

• Pentadbiran                

• Perkhidmatan

• Kewangan dan Hasil

• Teknologi Maklumat

Objektif

Mengendalikan hal-hal pentadbiran, perkhidmatan, kewangan dan hasil dengan cekap dan berkesan agar pentadbiran hospital dan para anggota berjalan dengan lancar dan juga sebagai saluran penghubung dengan agensi-agensi kerajaan yang lain, pihak swasta dan orang awam.

Misi

Unit Pengurusan akan menjadi Perkhidmatan, Pentadbiran dan Kewangan yang sistematik, progresif dan berbudaya professional dengan teknologi yang sesuai.

Visi

Sentiasa berusaha untuk menjadikan Unit Pengurusan sebuah unit berinformasi yang akan memberikan perkhidmatan yang cepat, cekap dan tepat selaras dengan keperluan pelanggan dan polisi terkini.

Lokasi

Unit Pengurusan terletak bersebelahan dengan Unit Patologi dan berhadapan dengan Unit Farmasi.

Skop Perkhidmatan

Unit Pengurusan ini akan menjalankan semua fungsi-fungsi pentadbiran dalam hospital terutamanya aktiviti-aktiviti berikut:-

• Pentadbiran Pejabat

• Hal-Hal Perkhidmatan

• Kewangan dan Hasil

Skop Perkhidmatan diterangkan secara jelas seperti dibawah :-

• Waktu Bekerja

Isnin hingga Jumaat :      

- 07.30 pagi hingga 4.30 petang (waktu anjal)
- 08.00 pagi hingga 05.00 petang (waktu anjal)
- 08.30 pagi hingga 05.30 petang (waktu anjal)

• Waktu Rehat (Isnin-Khamis) : 01.00 petang hingga 02.00 petang

Jumaat : 11.30 pagi – 02.00 petang

• Ditutup pada setiap hari Sabtu dan Ahad serta Hari Pelepasan Am

Melaksanakan semua kerja menggunakan perkhidmatan online seperti berikut:-

• ISPAAA (Sistem Pemantauan Aduan Agensi Awam)

• HRMIS (Sistem Pengurusan Sumber Manusia Online)

• e-Pengesahan (Sistem Pengesahan Perkhidmatan SPA)

• e-Pertukaran (Sistem Pertukaran Secara Online JKNS)

• e-Perolehan (Sistem Perolehan Elektronik Kerajaan)

• e-STK (Sistem Tapisan Keutuhan – SPRM)

• SPS (Sistem Pengurusan Stor)

• SPA (Sistem Pengurusan Aset)

• 1-Gfmas Sistem

Pentadbiran

•  Pengurusan fail yang sistematik

• Mengedarkan surat/memo ke semua unit dan wad

• Mengambil surat dari JKNS / Pejabat Pos

• Menghantar surat ke JKNS, SPA, Jabatan Akauntan/lain-lain jabatan/agensi

• Fax surat ke JKNS, PTJ dan agensi yang berkaitan

• Urusan kad perakam waktu dan laporan kad perakam waktu

• Tempahan bilik mesyuarat

• Pengurusan Aduan Awam melalui system ISPAAA melalui borang, media sosial, surat, emel, telefon dan lain-lain

• Pengurusan stor dan tempahan alat tulis pejabat melalui sistem SPS

• Pengurusan inventori dan bekalan pejabat melalui sistem SPS

• Penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam

• Pengurusan kenderaan dan pemeriksaan kenderaan

• Urusan bekalan pekaian seragam

• Perkhidmatan telefon

• Penyediaan Laporan Aset

• Penyediaan Laporan Stor

• Mencetak borang-borang permohonan dari unit/wad

• Memantau keselamatan pejabat

• Memantau kebersihan pejabat

Perkhidmatan

• Pengurusan Pelantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pelanjutan

• Tempoh Percubaan dan Pemberian Taraf Berpencen melalui sistem e-pengesahan

• Pengurusan persaraan melalui sistem Aplikasi HRMIS

• Pengurusan perletakan jawatan

• Pengurusan Buku Perkhidmatan

• Pengurusan Pinjaman Perumahan, Komputer dan Pinjaman Peribadi

• Pengurusan Pengambilan Pekerja Sambilan

• Pengurusan Tatatertib dan Laporan

• Pengurusan pertukaran kakitangan melalui sistem e-Pertukaran

• Pengurusan data pejawatan dan laporan secara manual setiap bulan

• Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM)

• Pengurusan Latihan, Kursus, Seminar, Taklimat, Bengkel, Kursus Pos Basik dan PSL

• Penyediaan Laporan 7 hari berkursus setiap bulan

• Penyediaan Laporan CPD

• Pengurusan pergerakan gaji tahunan, kenaikan pangkat dan elaun yang berkaitan  melalui sistem Aplikasi HRMIS

• Pengurusan SKU/LNPT melalui sistem HRMIS

• Pengurusan Perisytiharan harta melalui sistem HRMIS

• Pengurusan Cuti Secara Online

• Pengurusan pengambilan pelajar dari kolej kerajaan/swasta

• Pengurusan Pegawai Kontrak

• Pengurusan Pegawai mySTEP

• Pengurusan Sijil Amalan Tahunan Pegawai Perubatan, Jururawat dan

• Penolong Pegawai Perubatan

• Menyediakan KEW.8 bagi pembayaran gaji, elaun pakaian seragam, elaun tanggung kerja, elaun pos basic, elaun kasut dan elaun yang berkaitan

• Sebut harga

Kewangan / Hasil

• Pengurusan peruntukan kewangan

• Pengurusan pembayaran gajim elaun pakaian seragam, kasut, pos basik dan elaun yang berkaitan

• Pengurusan e-Perolehan

• Pengurusan 1-gfmas

• Pengurusan potongan gaji, LHDN, perumahan dan sebagainya

• Sebutharga

• Pengurusan bayaran sewaan, utility, baucer bayaran dan lain-lain

• Bayaran hasil dari Unit Pesakit Luar dan Kecemasan

• Pengurusan LPO

• Pengurusan bayaran sewa kantin, tuckshop dan kaunter

• Laporan kewangan

• Tender (diurus oleh JKNS)

• Kawalan Terimaan

• Kawalan Borang Hasil

• Keselamatan Wang Tunai

• Penerimaan Hasil (bayaran caj rawatan)

• Laporan Penyesuaian Akaun Amanah 76302 dan 76303

• Laporan Penyesuaian Akauan Hasil

• Laporan Bulanan Hasil

• Penyata Pemungut/ Penerimaan Hasil

• Pengecualian sebahagian / keseluruhan bil hospital

• Laporan akaun belum terima

• Panjar Khas Deposit Hospital

• Penyediaan Hapuskira Tunggakan Hasil

• Memastikan penurunan kuasa dikeluarkan kepada anggota yang telah diberi kuasa untuk mengutip

Penerangan Polisi

10.1 Pentadbiran Pejabat

10.1.1 Surat-Menyurat
10.1.1 Urusan penghantaran dan mengambil surat-menyurat mengikut masa yang telah ditetapkan;
10.1.1.2 Semua surat menyurat yang diterima hendaklah diterima dan diproses melalui Unit Pengurusan Pentadbiran;
10.1.1.3 Bertanggungjawab terhadap semua surat-surat pekeliling, garis panduan dan peraturan sedia ada;
10.1.1.4 Panduan Pengurusan Pejabat hendaklah dipatuhi.

10.1.2 Pengurusan Fail
10.1.2.1 Pengurusan fail-fail yang sistematik dan teratur;
10.1.2.2 Semua aktiviti pengeluaran dan pengembalian fail-fail hendaklah dikumpulkan dan diselia oleh seseorang yang bertanggungjawab;
10.1.2.3 Panduan Pengurusan Pejabat – Bab 7 dan Arahan Keselamatan hendaklah dipatuhi.

10.1.3 Pengurusan Stor
10.1.3.1 Permohonan alat tulis melalui sistem SPS;
10.1.3.2 Mengemaskini bekalan bekalan alat tulis;
10.1.3.3 Menyediakan Laporan Prestasi Pembekal setiap 3 bulan sekali;
10.1.3.4 Penggunaan alat tulis hendaklah diselia sewajarnya untuk mengelak pembaziran dan mematuhi Pekeliling Perbendaharaan (1PP).

10.1.4 Pengurusan Aset Alih Kerajaan
10.1.4.1 Semua urusan aset melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA);
10.1.4.2 Pekeliling Perbendaharaan 5/2007 dan 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) hendaklah dipatuhi;
10.1.4.3 Menyediakan Laporan Aset setiap 3 bulan sekali;
10.1.4.4 Menggunakan borang Aduan Kerosakan Aset Alih (Kew.PA 9) bagi penyelenggaraan semasa memohon untuk pembaikan .

10.1.5 Pengurusan Mesin Fotostat 
10.1.5.1 Memastikan penggunaan mesin fotostat tidak disalahguna;
10.1.5.2 Panduan Pengurusan Pejabat Bab 10 dan Surat Pekeliling Bil 10 Tahun 1993 (Pencetakan) hendaklah dipatuhi.

10.2 Fungsi-fungsi Lain Pentadbiran 

10.2.1 Kuarters 
10.2.1.1 Bertanggungjawab bagi peruntukan kuarters-kuarters menurut Bab E Peruntukan Am, Surat Pekeliling KSU, KKM Bil 5/2011 dan Garis Panduan Jawatankuasa Perumahan;
10.2.2.2 Semua penghuni-penghuni kuarters hendaklah mematuhi pertauran sediaada dan kehendak-kehendak Perintah Am Bab E, Surat Pekeliling KSUM KKM Bil 5/2011 dan garis panduan Jawatankuasa Perumahan.

10.2.2 Telefon 
10.2.2.1 Memastikan penggunaan telefonis untuk urusan rasmi sahaja.

10.2.3 Kenderaan Jabatan 
10.2.3.1 Tempahan penggunaan kenderaan Unit Pengurusan Pentadbiran hendaklah dibuat melalui Unit Pentadbiran.

10.2.4 Bilik Mesyuarat 
10.2.4.1 Tempahan Bilik Mesyuarat hendaklah diuruskan dan melalui oleh Unit Pengurusan .

10.2.5 Kantin 
10.2.5.1 Pengurusan hospital hendaklah memastikan bahawa kantin dikendalikan menurut terma-terma dan syarat-syarat yang ditetapkan di dalam perjanjian.

10.2.6 Kad Perakam Waktu 
10.2.6.1 Memastikan semua anggota hospital megetik kad perakam waktu masing-masing ;
10.2.6.2 Mematuhi Peraturan Penggunaan Kad Perakam Waktu melalui Surat Pekeliling Am – Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu di pejabat-pejabat kerajaan.

10.2.7 Ahli Lembaga Pelawat 
10.2.7.1 Memastikan pelantikan Ahli Lembaga Pelawat Hospital menurut Pekeliling Kementerian;
10.2.7.2 Bertindak sebagai Setiausaha kepada Lembaga Pelawat.

10.2.8 Pengurusan Aduan Awam 
10.2.8.1 Menyediakan Laporan Aduan Awam melalui Sistem ISPAAA;
10.2.8.2 Menerima semua aduan melalui Borang Aduan Pelanggan, Emel, Fax atau sebarang medium yang digunakan;
10.2.8.3 Pengurusan Hospital hendaklah memastikan bahawa Pengurusan Aduan dikendalikan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 2009

10.3 Pengurusan Perkhidmatan 

10.3.1 Perkhidmatan 
10.3.1.1 Menyediakan permohonan Pengesahan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan , Taraf Berpencen dan Pelanjutan Tempoh Percubaan melalui sistem e-Pengesahan dalam masa yang telah ditetapkan;.
10.3.1.2 Mengemaskini Buku Perkhidmatan dan Profil Perkhidmatan dalam sistem HRMIS;
10.3.1.3 Menyediakan Penamatan Persaraan melalui sistem HRMIS dalam tempoh masa yang ditetapkan (6bulan) sebelum besara;

10.3.1.4 Menyediakan Kew.8 bagi pergerakan gaji, elauan-elaun yang berkaitan dalam sistem HRMIS;
10.3.1.5 Memastikan Perisytiharan Harta dikemaskini setiap 5 Tahun dalam sistem HRMIS;

10.3.1.6 Memastikan anggota yang memohon pertukaran mengisi dalam sistem e-Pertukaran ;

10.3.1.7 Memastikan anggota yang berkelayakan untuk mengisi kenaikan pangkat;

10.3.2 Perjawatan 
10.3.2.1 Memastikan perjawatan hospital dikemaskini setelah menerima Waran Perjawatan dari Jabatan Kesihatan Negeri Sabah;
10.3.2.2 Menyedia dan menghantar Laporan Perjawatan ke JKNS sebelum 10hb setiap bulan;
10.3.2.3 Memastikan anggota yang melapor diri mengikut waran perjawatan yang telah ditetapkan;
10.3.2.4 Memastikan perjawatan HRMIS dikemaskini mengikut waran perjawatan Jabatan Kesihatan Negeri Sabah.

10.3.3 Latihan / CPD 

10.3.3.1 Memastikan semua anggota hospital mencapai 7 Hari berkursus berdasarkan arahan semasa daripada Jabatan Kesihatan Negeri Sabah;
10.3.3.2 Memastikan anggota paramedik mencapai 40 markah CPD seperti yang telah ditetapkan oleh pihak kementeriaan;
10.3.3.3 Memastikan anggota yang berkelayakan untuk mengisi kursus Pos Basik
10.3.3.4 Memastikan anggota yang belum disahkan untuk menghadiri Kursus Program Transformasi Minda bagi tujuan pengesahan perkhidmatan;
10.3.3.5 Menyediakan Laporan Prestasi Kehadiran 7 Hari berkursus setiap bulan

10.3.4 Cuti
10.3.4.1 Memastikan semua anggota memohon cuti melalui sistem HRMIS;
10.3.4.2 Mematuhi Arahan Perintah Am Bab C;

10.4 Kewangan Dan Hasil

10.4.1 Perakaunan
10.4.1.1 Mengurus, menyelaras dan mengawal belanjawan hospital
10.4.2.2 Mengurus dan memastikan semua bayaran emolument, tuntutan elaun, pesanan kerajaan dan tuntutan panjar wang runcit dibuat mengikut peraturan;
10.4.2.3 Memastikan Buku Vot Amanah dan Deposit, Daftar Bil, pendahuluan diri dan pinjaman kerjaan diselenggara dengan betul dan laporan berkenaan disediakan;
10.4.2.4 Menyediakan Laporan Perbelanjaan Bulanan, Tahunan dan Penyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan;
10.4.2.5 Menguruskan Pembayaran Pukal MAS, Air Ais, telefon dan air, elektrik dan minyak kenderaan.

10.4.2 Perolehan
10.4.2.1 Perolehan Kerajaan (Bekalan/Perkhidmatan dan kerja) melalui kaedah sebutharga secara manual ataupun online;
10.4.2.2 Perolehan Kerajaan (Bekalan/Perkhidmatan dan Kerja) melalui Pembelian Terus atau Luar Talian
10.4.2.3 Pemantauan Pengeluaran Pesanan Kerajaan (LPO);
10.4.2.4 Penyediaan Pesanan Kerajaan (LPO) melalui sistem e-Perolehan;
10.4.2.5 Jualan Aset Alih Kerajaan yang telah dilupuskan;
10.4.2.6 Penyelenggaraan dokumen (Pekeliling-Pekeliling/Panduan/ Profil Syarikat) berhubungan dengan Perolehan Kerajaan.

10.4.3 Hasil
10.4.3.1 Hasil hendaklah dikutip menurut Arahan Perbendaharaan , Aturan Bayaran (Perubatan), 1982 dan peraturan-peraturan garis panduan sediaada.

10.5 Polisi ICT

Objektif
Memastikan semua anggota hospital mematuhi peraturan/ garis panduan/ Polisi Operasi

Skop Perkhidmatan

• Unit Pengurusan

• Unit Rekod Perubatan

• Unit Patologi dan Tabung Darah

• Jabatan Pesakit Luar

• Unit Pesakit Dalam

• Jabatan Kecemasan

• Unit Farmasi

• Unit Dewan Bedah

• Unit Dewan Bersalin

• Unit Radiologi

• Unit Fisioterapi

• Unit Cara kerja

10.5.1 Polisi Operasi

10.5.1.1 Bilik Server dan rak peralatan rangkain ICT adalah kawasan larangan / capaian terhad di Hospital Papar (HPPPR);
10.5.1.2 Kebenaran memasuki Bilik Server dan rak peralatan rangkaian ICT terhad kepada kakitangan hospital dan kontraktor penyelenggaraan yang berkaitan sahaja mengikut kelulusan Pengarah Hospital;
10.5.1.3 Bilik Server dan rak peralatan rangkaian ICT hendaklah ditutup dan berkunci sepanjang masa;
10.5.1.4 Ketua Unit hendaklah memastikan semua peralatan ICT di bawah kawalannya berfungsi dengan baik;
10.5.1.5 Ketua Unit hendaklah bertanggungjawab ke atas kerosakan atau kehilangan perkakasan ICT di bawah kawalan Unit / Jabatan masing-masing;
10.5.1.6 Peminjaman peralatan ICT untuk aktiviti luar pejabat hendaklah mendapat kelulusan pengurusan Hospital Papar;

10.5.1.7 Pihak yang menyelenggara hendaklah bertanggungjawab sekiranya berlaku kerosakan ke atas perkakasan disebabkan oleh kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan;
10.5.1.8 Pengguna hendaklah menghafal dan merahsiakan kata laluan masing-masing. Pengguna dilarang menulis / mencatat kata laluan dimana-mana media bagi mengelak diketahui dan disalah guna oleh orang lain;
10.5.1.9 Pindaan ke atas kata laluan server, aplikasi serta perkakasan dan perisian utama hendaklah dimaklumkan kepada pihak Pengurusan Unit ICT HPPR;
10.5.1.10 Laman web yang dilayari hendaklah hanya berkaitan dengan bidang kerja dan terhad untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan;
10.5.1.11 Semua urusan rasmi yang memerlukan e-mail hendaklah menggunakan e-mail rasmi Kementerian Kesihatan Malaysia. Pengguna hendaklah memastikan bahawa alamat penerima adalah betul;
10.5.1.12 Pengguna hendaklah bertanggungjawab ke atas implikasi yang berlaku sekiranya terdapat insiden akibat penyalahgunaan kemudahan internet atau e-mail rasmi KKM;
10.5.1.13 Semua data dan maklumat hendaklah dijaga kerahsiannya dan dikendalikan sebaik mungkin pada setiap masa bagi memastikan kesempurnaan dan ketepatan maklumat serta untuk melindungi kepentingan kerajaan, perkhidmatan dan masyarakat;
10.5.1.14 Pengguna tidak dibenarkan untuk menyimpan dan memasang lagu, movie dan games di dalam computer HPPR;
10.5.1.15 Komputer hospital hendaklah digunakan untuk kegunaan rasmi sahaja. Kakitangan yang didapati melanggar polisi ini akan dikenakan tindakan tatatertib.